Egy hétköznapi problémáról szeretnék beszélni, mert sok vezetőt érint, és egyszerűsége ellenére kulcstényezője lehet annak, hogy elakadnak nagy céljaik megvalósításában.
Újra és újra beleesnek ugyanis abba a hibába, hogy túl sokat terveznek be egy-egy napra. Túl hosszú a napi listájuk és nem határoznak meg nagyon szigorú fontossági sorrendet a feladatok között. Azért teszik ezt, mert a napi tennivalók listáját a vágyaik listájaként kezelik. Azt írják fel, hogy mi mindenen szeretnének túllenni a nap végére.
Ez érthető, de iszonyú ára van! Mi szokott ilyenkor történni?
Elindul a nap, habitustól, élethelyzettől függően elkezdjük a listán szereplő feladatokat megcsinálni. Valamikor 10-11óra magasságában már egyértelműen érezni fogjuk, hogy nem fog minden beleférni a mai napba. Elkezd rajtunk nőni a nyomás, elkezdünk rámenni a mennyiségre, hogy legalább optikailag jobb legyen a lista állapota majd a nap végére.
Elkezdjük a kisebb, általában lényegtelenebb feladatokat elintézni, a nagyobb lélegzetű, fontos célokhoz kapcsolódó feladatok reménytelenül várnak a sorukra. Mire az ebédről és egy tárgyalásról 3-4 között visszatérve újra ránézünk a listára, már tényleg csak arra marad energiánk és lendületünk, hogy néhány további apróbb feladatot megoldjunk. Esetleg még hozzá is írunk olyanokat, amiket már elvégeztünk, hogy estére a lista ránézésre „egész jó”-l fessen.:)
Azt a néhány elmaradt feladatot pedig jó esetben átírjuk a holnapi listára.
Nap végére aztán könnyen kiderülhet, hogy éppen a legfontosabb, legnagyobb jelentőségű feladatokat nem végeztük el. Tehetetlennek érezzük magunkat, hiszen mit tehettünk volna? És tényleg, nap közben már alig valamit.
De, ha nem terveztük volna túl a napot, hanem a tervezéskor, látva, hogy túl sok minden van a listánkon, csak azokat hagytuk volna a listán, amik valóban a legfontosabbak számunkra, akkor a nap végén valójában jóval előrébb lennénk. Közelebb jutottunk volna a céljainkhoz, mint így, hogy a kisebb jelentőségű, de egyszerűbb feladatokat választottuk a napközbeni nyomás alatt.
A vágyainkat terveztük meg, és mivel nem lehetséges maradéktalanul beteljesíteni őket, így pontosan azokat halasztottuk el, amiket tavaly ilyenkor is. Ezért nincs még új honlapunk, ezért akadt el az új üzletág beindításának folyamata már a tervezés során. Ezért halasztódik fél éve az új álláshirdetés feladása, mert nem állunk neki összeírni, hogy mit is várnánk el az új kollégától. Ezért állunk majd ott egy év múlva, hogy a három legfontosabbnak ítélt dologból jó ha az egyik félig megvalósult.
Vezető vagy, ne nehezítsd meg a feladatod. A napi listádra írd oda az előre nem látható ad-hoc feladatokra szánt 1-3 órát (te tudod mennyi szokott lenni). Tervezz vele. Utána írd oda a három legfontosabb projekted következő lépését, megszabva a rájuk fordítandó idővel. Csak akkor írj bármi mást a listádra, ha még maradt időd, vagy ha még aznap leég a ház, ha nem csinálsz meg valamit. De ha odaírod, akkor tudd, hogy az ad-hoc feladatokat kell majd visszautasítanod, hogy ez a plusz is beleférjen. Mindenképpen legyen fontossági sorrend a listádon és szigorúan a szerint végezd el a feladatokat egymás után.
Ha nem ezt teszed annak csak egy előnye lesz. Nem kell minden évben újra meghatároznod, hogy mik a stratégiailag legfontosabb projektjeid, mert minden évben ugyanazok lesznek. Mert nem fogsz velük haladni egy tapodtat sem! De emiatt minden évben egyre frusztráltabb leszel, és lassan belefáradsz majd, hogy csak favágással foglalkozol. Pedig minden nap te dönthetsz arról, hogy írsz egy túlzó listát a vágyaidról és semmi elsüllyedsz az operatív feladatokban, vagy tudatosan, a legfontosabb céljaidat szem előtt tartva összeírod, hogy milyen feladatok elvégzésével fogod valóban előrébb tolni a céged szekerét, hogy egy-két év múlva a szekérből Bentley legyen! Ez a te döntésed!
Igyekezz ne túltervezni a napodat és számolj az elkerülhetetlen megzavarásokkal. (Ha egy mód van rá, kerüld el őket!)
Írd meg most a holnapi listádat! Először írd fel, hogy mi a három legfontosabb projekt, amivel neked, mint vezetőnek dolgoznod kell a cég érdekében, és utána írj fel annyi feladatot, hogy semmiképpen sem legyen nyolc óránál több összesen. Nem többet! És képzeld el mit fogsz érezni, és hova fogsz eljutni ha ezeket el is végzed! HAJRÁ!
Ha hasznosnak találtad ezt a bejegyzést iratkozz fel a hírlevelemre, hogy értesítést kapj a következőkről is. Ajánld vezető társaidnak is, hálásak lesznek érte! De ami a legfontosabb, alkalmazd a tudást, amit itt szereztél, MÁR MA! Sok sikert!
Íratkozz fel a levelezőlistánkra, hogy mindig tudd, ha új írásunk, hírünk van számodra! Nem árasztunk el emailekkel, és nem adjuk át senkinek az adataid!